AUDITORIA INTEGRAL

 

§     Antecedentes

Este tipo de auditoria se originó en los Estados Unidos siendo implementada tanto en el sector público como en el privado.

En el sector público fue impulsada por organizaciones tales como:

Contraloría General de los Estados Unidos (GAO), creada como departamento independiente del Gobierno Federal; la Unidad de Auditoria del Congreso del Gobierno de los Estados Unidos y potras instituciones.

En la década de los 30 se dio una depresión, en los años 40 ocurrió una guerra, lo que ocasiono que el Gobierno de los Estados Unidos creciera  y se viera en la necesidad de realizar auditorias para verificar que las agencias gastaran y controlaran de forma adecuada sus asignaciones.

En los años 50, la GAO mejoró su capacidad de evaluación de las deficiencias administrativas, sin importar el tipo de actividad a la que se dedicara, debido a que el Congreso comenzó a solicitar información sobre la labor que la Administración realizaba en las diversas agencias federales. Al final de los años 60 y principio de os 70 la GAO amplio el alcance de su auditoria para  abarcar la evaluación de la efectividad de un programa total.

Por lo tanto ha sido la Gao quien ha dado mayor aporte a la Auditoria Integral en el sector público, con la publicación del libro “Normas para la Auditoria de Organismos, Programas, Actividades y Funciones Gubernamentales”, mejor conocido como “Libro Amarillo”. Este libro ha significado un gran aporte a la Auditoria Integral, aunque este hace mención ampliamente de todas la Auditorias, estableciendo los 3 elementos de  una auditoria de este tipo: economía, eficiencia y efectividad., siendo esta denominada por la GAO “Auditoria de Economía, Eficiencia y Efectividad”

Un factor importante para que la Auditoria Integral tenga éxito es que los auditores posean suficiente independencia, lo cual asegura que no se vea influenciado políticamente o tenga algún tipo de relación dependiente que afecte su informe.

 

En cuanto el sector privado, esta auditoria ha sido desarrollada en gran parte por medio de auditores internos, y surgiendo así dentro de las unidades de auditoria interna de las empresas. En un principio surgió para evitar pagos indebidos pero luego se extendio a otras áreas operacionales.

 

§     Concepto.

En las “Normas para la Auditoria de Organismos, Programas, Actividades y Funciones Gubernamentales” se define así: “ Auditoria que tiende a dete4rminar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos (tales como personal, bienes y espacios)  de manera económica y eficiente las causas de ineficiencia o práctica antieconómica, y si la entidad ha cumplido las leyes y reglamentos aplicables en materia de economía y eficiencia…”

 

El autor Juan Ramón Santillana, en su libro “Conoce las Auditorias” la define como: “Auditoria que reúne en una misma filosofía de ejecución a auditorias como la Financiera, Operacional, Administrativa y de Legalidad”

 

De las definiciones anteriores se puede decir que la Auditoria Integral nace de la necesidad de evaluar la economía, eficiencia y efectividad de las actividades de una entidad pública o privada, para salvaguardar sus activos. Con este tipo de auditoria aunque solamente se examinen uno o dos elementos, no se pierde la naturaleza de integral, debido a que esta es completa por el alcance que logra en el área examinada”

 

El concepto propio de Auditoria Integral es el siguiente: “ la Auditoria Integral es el examen crítico y objetivo que evalúa lo adecuado y apropiado de los sistemas de control gerencial, programas, actividades o segmentos operativos de una organización, identificando objetivos, políticas y procedimientos aún no definidos y criterios para la medición de los mismos, con la finalidad de informar sobre la utilización, de manera económica y eficiente de los recursos de la empresa, para reducir costos y/o aumentar su rentabilidad” 1

 

El concepto anterior nos indica que una Auditoria Integral no está limitada en su campo de acción, ya que solamente examinando las operaciones, el origen de sus actividades, el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas y emitiendo una opinión de la efectividad y eficacia de los sistemas de controles implementados por la gerencia, solamente así se pueden dar recomendaciones acerca de cambios si es necesario.

 

§     Objetivos

Un informe de Auditoria Integral emitido por un Contador Público representa un mecanismo para disminuir el riesgo de errores, irregularidades y actos ilegales en el manejo de cualquier entidad, este constituye el objetivo general de una Auditoria Integral y se desglosa en los siguientes objetivos específicos:

1.      Dictaminar sobre si los Estados Financieros tomados en conjunto, se presentan de forma razonable y de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

2.      Dictaminar sobre el cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables.

3.      Dictaminar sobre el Control Interno.

4.      Dictaminar sobre el desempeño y la gestión en los términos de eficiencia, eficacia  y economía.

 

 

§     Alcance

La Auditoria Integral se enfoca a actividades, segmentos operativos de una empresa o a la organización en su totalidad, lo cual no es muy frecuente.

El tiempo de duración de esta auditoria puede variar dependiendo de la magnitud del área a examinar.

En cuanto al estudio del proceso administrativo se enfoca en la función de control y dentro de este en lo que respecta a la efectividad de los sistemas de control gerencial, evaluando los objetivos, políticas y procedimientos organizacionales por definir, dando un criterio para poder alcanzarlos, y mostrando la suficiente información para colaborar con la gerencia general en el proceso de toma de decisiones.

En cuanto al enfoque de auditoria desarrollado por las unidades de auditoria interna en las empresas, se enfoca en mantener a la administración al tanto del adecuado desarrollo de sus operaciones, necesitando mayor participación de los auditores internos en la evaluación de sus operaciones.

En el sistema de control gerencial el alcance de esta auditoria es mas amplio, ya que evalúa su efectividad identificando las causas de su ineficiencia, dando propuestas para mejorar y planteando políticas, objetivos y procedimientos que se consideren necesarios par lograr los resultados esperados.

 

§     Beneficios

Si la Auditoria Integral es correctamente planificada y ejecutada pueden obtenerse grandes resultados. En un principio los costos de preparación del personal y de los materiales a utilizar puede parecer significativo, además los resultados no se ven al instante, pero a la larga los beneficios que esta brinda resultan satisfactorios.

De aquí se pueden mencionar algunas ventajas de la auditoria integral :

a)      Evalúa los procedimientos, políticas, objetivos  de la organización  y todos los propósitos de la empresa  con la finalidad de lograr alcanzar las metas esperadas.

b)     Debe existir independencia y objetividad en el informe, ya que generalmente los informes se enfocan en las partes negativas de la empresa con el objetivo de corregir  las causas que conllevan a ello. Pero no solo deben poseer contenido negativo, sino también resaltar logros significativos.

c)     Evalúa la efectividad de los sistemas de control gerencial, con el objetivo de mejorar dichos sistemas y evaluar su efectividad.

 

 

·        Normas de Auditoria Integral

La aplicación de normas dentro de la Auditoria Integral ayuda a que esta posea una alta calidad permitiendo que responda oportunamente a completar tareas difíciles, evitando formar juicios prematuros basados en información incompleta  por falta de tiempo. De igual manera produce auditorias efectivas garantizando la necesidad de los hallazgos.

 

Debido a que el origen de la Auditoria Integral se dio en la Auditoria gubernamental, se pueden considerar aplicables en parte las Normas emitidas por la GAO, para la Auditoria en Organización, del Gobierno, Programas, Actividades y Funciones.

 

La AICPA le ha dado seguimiento a las normas de la GAO, revisándolas y emitiendo informes con los comentarios correspondientes a fin de darle el apoyo necesario para que puedan ser desarrolladas en el sector privado.

 

Entre algunos informes emitidos por la AICPA, que forman parte de los lineamientos adicionales para la ejecución de la Auditoria Integral, están:

-         Lineamientos par ala participación de contadores públicos en tareas de Auditoría Gubernamental a fin de evaluar la economía, eficiencia y resultados de programas.

-         Tareas de Auditoria Operacional, para poder definir actividades de Auditoria Integral efectuadas por contadores públicos para proveer información sobre las mismas y señalar diferencias con otros tipos de Auditoria.

 

Estas normas son una guía para la Auditoria Integral, pero no se pueden considerar definitivas.

 

Las Normas de la Gao se dividen en dos áreas principales:

1)     Auditoria Financiera  y 2) Auditoria Operativa

Ambas deberán observar la aplicación de las Normas Generales,  las Normas para el Trabajo y las Normas para la presentación del Informe (las 2 últimas consideradas como específicas)

 

NORMAS GENERALES:

-         Capacidad Profesional: El personal designado debe poseer la suficiente capacidad profesional para la realización de las tareas encomendadas. Busca garantizar que los Auditores no pierdan en ningún momento su capacidad profesional y tengan el conocimiento suficiente en cuanto a métodos y técnicas de los organismos, programas y funciones, habilidad para comunicarse con claridad y eficacia.

-         Independencia: la organización de auditoria y cada uno de los auditores deben estar libres de impedimentos que comprometan su independencia, no deben dejarse manipular por terceros en cuanto a aspectos de importancia para la toma de decisiones.

-         Debido cuidado profesional: para ejecutar la auditoria y preparar los informes correspondientes.

-         Control de Calidad: Establece que las organizaciones de auditoria deben tener una propiedad o sistema interno de control de calidad, para asegurar el  correcto  cumplimiento de las normas de auditoria.

NORMAS PARA EL TRABAJO:

-         Planeamiento: se definen los objetivos de auditoria, el alcance y metodología dirigida a conseguir esos logros.

-         Supervisión: debe supervisarse adecuadamente al personal para verificar que los objetivos de auditoria se estén alcanzando.

-         Disposiciones Legales y Regulaciones: el auditor debe estar alerta a situaciones de posibles fraudes, abusos o actos ilegales, por lo que su auditoria debe estar enfocada de una manera que proporcione seguridad razonable acerca de el cumplimiento de las disposiciones legales.

 

NORMAS PARA LA PRESENTACION DEL INFORME:

-         Forma. Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los resultados de auditoria, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la dirección de la empresa.

-         Oportunidad: los informes deben prepararse lo mas pronto posible con el fin de ser utilizados oportunamente.

-         Presentación del Informe: los datos de forma razonable describirán la revisión de manera convincente, clara, sencilla y completa.

-         Contenido del Informe: deben incluirse los objetivos de la auditoria, alcance y metodología para comprender su propósito.

 

PROCESO DE LA AUDITORIA INTEGRAL.

Este proceso implica un conjunto de fases y estas fases están relacionadas tan estrechamente que se considera el proceso como un solo cuerpo indivisible, en el que sus elementos se separan únicamente para efectos de análisis de sus conceptos.

Las etapas y pasos del proceso de la Auditoria Integral se resumen así:

ETAPA PRE-INICIAL:

Esta etapa s refiere  a la formalización de la asignación de la Auditoria  en base a los términos de regencia por parte del cliente, y al grado de responsabilidad legal y profesional que el contador público puede asumir al relacionar su nombre con un cliente aceptable a falto de integridad. Esta etapa se divide en 3 fases:

a) Aceptación del Cliente y/o continuación: antes de aceptar un nuevo cliente debe investigarse para determinar la aceptabilidad y con ello evaluar riesgos que se estarían asumiendo.

b) Identificación de las razones que tiene el cliente para la auditoria: ayuda a que el Contador Público pueda concluir su evaluación sobre el riesgo de asociación, al identificar con mayor precisión las razones por las cuales el cliente solicita su auditoria.

c) Obtención de Carta Compromiso: Constituye un convenio entre ambas partes sobre los términos para la realización de la auditoria, los cuales deben estar por escrito para reducir al mínimo los malos entendidos.

 

 

ETAPA PLANIFICACIÓN:

En esta etapa el auditor prevé cuales son los procedimientos que deben emplearse, la oportunidad y el alcance con que deben desarrollarse y el personal profesional que debe intervenir en el trabajo.

Esta comprende las siguientes fases:

a) Obtención de antecedentes, comprensión y análisis del negocio:  Implica un conocimiento amplio del negocio del cliente, desde su naturaleza, actividad económica, estructura legal y orgánica hasta la parte operativa y funcional relacionada con sus políticas contables, administrativas y análisis financiero.

b) Definición de aspectos significativos y Determinación de la Materialidad: El auditor debe definir de acuerdo al grado de significancia, cuales son los aspectos sobre los cuales debe dictaminar  y por consiguiente identificar los componentes de cada uno de los aspectos.

c) Estudio y Evaluación del Control Interno: este sirve para dar una mayor seguridad en relación con el logro de los objetivos en los siguientes aspectos:

- Seguridad de la información financiera.

- Efectividad y eficiencia de las operaciones, y

- cumplimiento con leyes y regulaciones aplicables.

 

d)     Evaluación de riesgos: esto permite al auditor tener un grado de confiabilidad y comprensión del control interno en todos los aspectos significativos de la entidad auditada, para poder planificar la auditoria y diseñar procedimientos que garanticen que el riesgo se reducirá a un nivel  aceptable.

 

ETAPA EJECUCION:

Es la parte operativa de la Auditoria, de acuerdo con lo planificado y asumiendo cierto grado de flexibilidad. Pretende obtener la evidencia suficiente y competente. Aquí se identifican las siguientes fases:

a)      Obtención de evidencia suficiente y competente mediante la ejecución de procedimientos contenidos en los programas.

b)     Evaluación de resultados de los procedimientos aplicados.

 

ETAPA FINALIZACION: se refiere a los procedimientos que definen la terminación de la auditoria. Se basa en la evaluación de los resultados de los procedimientos aplicados tanto a nivel preliminar, intermedio y final. Se divide en 2 fases:

a)      Concluir sobre la razonabilidad de cada uno de los aspectos significativos: se procede a concluir en los niveles de Componentes, aspectos significativos y auditoria de la entidad en su conjunto.

b)     Emitir informe sobre los resultados de auditoria:

El informe del auditor es el documento final que emite el contador Público de conformidad con las Normas que rigen la profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados obtenidos en su trabajo.

Este informe debe contener una opinión sobre los Estados Financieros tomados en conjunto y debe estar basado en la opinión que se haya formado en cada uno de lso aspectos significativos del ente económico.